Why is accounting a hero?

ผู้ทำบัญชี (Bookkeeper) จะรวบรวมข้อมูล หรือรายการค้าที่เกิดขึ้นประจำวัน พร้อมกับหลักฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ เพื่อทำการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นแต่ละครั้งให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป พร้อมกันกับการบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปของหน่วยเงินตรา แล้วนำข้อมูลที่จดบันทึกไว้แล้ว มาจำแนกให้เป็นหมวดหมู่ของบัญชีประเภทต่างๆ

ภายหลังจากที่ผู้ทำบัญชีได้บันทึกรายการบัญชีแล้ว จำเป็นจะต้องกระทบยอดบัญชี (Account Reconciliation) ซึ่งเป็นการบันทึกรายการกระทบยอดการลงบัญชีเดบิตและเครดิต หรือเป็นการบันทึกรายการตัดยอดบัญชีของบัญชีแต่ละตัว เพื่อให้ทราบว่ารายการที่กระทบยอดแล้วนั้นในปัจจุบันมียอดคงเหลือจริงเท่าไร รวมถึงใช้สำหรับการตรวจสอบยอดคงค้างของรายการบัญชีได้

เอกสารทางธุรกิจ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและมีผลตามกฎหมาย ซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจ ทั้งนี้ในแต่ละประเภทของเอกสารธุรกิจนั้น ล้วนมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันและจำเป็นต้องมีการอ้างถึง เพื่อความถูกต้องในการดำเนินงาน ซึ่งมักจะทำสำเนาไว้เป็นหลักฐาน อย่่างน้อย 1 ฉบับ หรือมากกว่านั้น โดยเอกสารธุรกิจจะทำเพื่อไว้ใช้ภายในแผนก สำหรับการติดต่อภายในกิจการ และภายนอกกิจการ

ข้อมูลทางบัญชี สามารถช่วยสนับสนุนเพื่อการสร้างธุรกิจในการสื่อความหมาย และตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจต้องสามารถสร้างความแตกต่างในการตัดสินใจได้อย่างมีสาระสำคัญ โดยช่วยให้ผู้ใช้ข้อมูลยืนยันผลของเหตุการณ์ที่คาดการณ์ไว้ในอดีต และคาดคะเนผลของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต มีผลอย่างยิ่งต่อการดำรงอยู่ของธุรกิจ

แผนธุรกิจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแนวคิดธุรกิจของผู้ประกอบการ แผนนี้มักจะมีการแสดงวิสัยทัศน์ ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของธุรกิจ ความสามารถในการจัดการของผู้ประกอบการ การวิเคราะห์ตลาดทางเศรษฐกิจ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความต้องการทางการเงินของธุรกิจใหม่ ข้อมูลทางการเงินและการบัญชีและแผนธุรกิจเป็นส่วนสำคัญสำหรับผู้ประกอบการเมื่อวางแผนความคาดหวังทางการเงินในอนาคตของธุรกิจ

ในบางบริษัท การเบิกเงินหรือการทำธุรกรรมทางการเงินใดๆ ที่เป็นทรัพย์สินของบริษัท อาทิ การทำเช็ค การโอนเงิน การจ่ายเงินสดย่อย เป็นต้น บริษัทอาจกำหนดให้บัญชีมีหน้าที่ในการทำธุรกรรมสำคัญได้

การตรวจสอบกระแสเงินสด เพื่อให้ได้มาซึ่งการวิเคราะห์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอดีตเกี่ยวกับเงินสด สภาพคล่องในการดำเนินธุรกิจ ที่มาที่ไปของเงินสด ว่ากิจการได้รับเงินสดจากแหล่งใดบ้างเป็นจำนวนเท่าใด รู้ถึงการวางแผนการใช้จ่ายเงินของกิจการ ทำให้ทราบถึงความเพียงพอของเงินสดว่ามีพอแก่ความต้องการของกิจการหรือไม่ เพื่อให้ทราบถึงความสามารถในการทำกำไรของกิจการ เมื่อเปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานของกิจการอื่นในธุรกิจเดียวกัน และทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างทางการเงินของธุรกิจ สินทรัพย์สุทธิ ความแตกต่างของกำไรสุทธิตามเกณฑ์เงินสด กับกำไรสุทธิตามเกณฑ์คงค้าง

ต้นทุนคือมูลค่าของเงินหรือทรัพยากรที่สูญเสียไปในการผลิตหรือการให้บริการ และไม่สามารถจะนำไปใช้ประโยชน์อย่างอื่นได้ ดังนั้นจำเป็นต้องรู้จัก และแก้ปัญหานั้นเพื่อสร้างโอกาสในการปรับปรุงและพัฒนา แม้จะปรับปรุงทีละเล็กน้อย แต่พยายามทำบ่อยๆ และต้องทำด้วยประสบการณ์การทำงานที่พบ รวมไปถึงนำเทคโนโลยี นวัตกรรม เข้าช่วย เพื่อสร้างมาตรฐานใหม่และยกระดับมาตรฐานขึ้นไปเรื่อยๆ

ปัจจุบันธุรกิจมีการแข่งขันสูง การตลาดมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ผู้ทำบัญชีถือได้ว่าเป็นผู้มีข้อมูลทางการเงิน ดังนั้นจึงสามารถให้คำแนะนำในข้อมูลที่เกี่ยวกับการขายได้ว่า สินค้า บริการใดมีความสามารถในการทำกำไรให้กับกิจการ ทั้งยังเป็นผู้ที่สามารถหาโอกาสจากการลดต้นทุนได้ รู้จักความเสี่ยงของธุรกิจ เพื่อแนะนำป้องกันความเสี่ยง และรวมไปถึงการผลักดันการใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีให้เหมาะสมกับกิจการได้

สามารถใช้ข้อมูลรายรับ รายจ่าย หนี้สิน ที่มีอยู่ จัดทำแผนการชำระหนี้ หรือมาตรการที่สามารถบรรเทาภาระหนี้ในช่วงที่มีรายรับลดลง

การบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ให้ลูกหนี้การค้าเป็นหนี้เสีย จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ลูกหนี้เพื่อลดความเสี่ยง วางแผนและบริหารในเรื่องนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า และการวิเคราะห์สินเชื่อ (เครดิต) สำหรับลูกหนี้รายตัว และการกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้าอย่างเป็นขั้นตอนโดยพิมพ์เป็นระเบียบเพื่อประกาศและใช้ปฏิบัติงานได้ และจำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานขายและพนักงานบัญชีและการเงินที่ติดตามและเร่งรัดลูกหนี้การค้า

การสมัครสินเชื่อ ถือเป็นกิจกรรมจัดหาเงินมาใช้ในการดำเนินกิจการ โดยการกู้ยืม ซึ่งจำเป็นต้องใช้ข้อมูลทางการบัญชีการเงินของธุรกิจ ส่วนประกอบหนึ่งของการพิจารณาให้กู้ของผู้ให้กู้เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ

งบประมาณ (Budget) คือ แผนตัวเลขในรายได้ และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกับเป้าหมายในการทำรายได้ โดยทุกแผนกร่วมวางแผนให้เป็นไปตามนโยบายองค์กร

ดูแล วางแผน และจัดการทรัพย์สินที่ยังไม่ได้ขาย ได้แก่ วัสดุสิ้นเปลือง วัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต สินค้าสำเร็จรูป ทั้งกระบวนการโดยการบริหารสินค้าคงเหลือให้เหมาะสมกับกิจการ โดยการกำหนดปริมาณคงเหลือที่เหมาะสม การสั่งซื้อที่ได้ราคาต้นทุนต่ำแต่มีคุณภาพ การตรวจนับอย่างสม่ำเสมอ ใช้เอกสารเพื่อควบคุม มีสถานที่จัดเก็บที่คำนึงถึงลักษณะการจัดวางเพื่อเหมาะสมต่อการเบิกจ่าย การดูแล และใช้นวัตกรรมและเทคโนโลยีเข้าช่วยในการทำงาน

เพื่อง่ายต่อการแยกการเงินส่วนตัวและธุรกิจออกจากกัน การเปิดบัญชีจำเป็นต่อการใช้ประโยชน์ทางบัญชีเพื่อให้ค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปมีความน่าเชื่อถือ และเป็นระบบ ซึ่งสามารถตรวจสอบรายการบัญชีธนาคารที่เปิดได้ ดังนั้นการเปิดบัญชีเงินฝากของกิจการ จำเป็นต้องเลือกธนาคารสำหรับธุรกิจที่ประเภทธุรกรรมการบริการมีความเหมาะกับธุรกิจ

เพื่อให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ ซึ่งมีความสำคัญต่อผู้ที่จะใช้ประโยชน์จากข้อมูล ทั้งผู้ใช้ภายในกิจการ และผู้ใช้ภายนอกกิจการ รูปแบบของการนำเสนองบการเงินในปัจจุบัน มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้งานมากขึ้นอีกด้วย

การใช้โปรแกรมบัญชี ผู้ตั้งค่าจะต้องมีความสามารถในการใช้โปรแกรม และมีความรู้เกี่ยวกับหลักการบัญชีค่อนข้างมาก แต่เพราะโปรแกรมในการจัดทำบัญชีของกิจการนั้น อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงและจำเป็นต้องพัฒนาให้เป็นไปตามความต้องการของธุรกิจที่เปลี่ยน อย่างไรก็ตาม โปรแกรมสำเร็จรูปถูกพัฒนาเพื่อให้ผู้ใช้งานที่แม้นว่าไม่มีพื้นฐานความรู้ทางด้านบัญชี ก็สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น แต่ผู้ทำบัญชีของกิจการ ยังคงต้องมีหน้าที่ในการตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้องของข้อมูลที่บันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเสมือนการจัดทำบัญชีปกติ ดังนั้นประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปนั้น จึงมีเพิ่มขึ้นในแง่ของการลดระยะเวลาในการจัดทำบัญชี และผู้บริหารได้รับข้อมูลรายงานทางการเงินที่รวดเร็วขึ้น ทันต่อการตัดสินใจ

ข้อมูลทางบัญชีที่ประเมินผลจากข้อมูลเหตุการณ์ในอดีต ผู้ทำบัญชีสามารถให้คำแนะนำสิ่งที่ควรวางแผน และใช้ตัดสินใจในการทำธุรกิจในปัจจุบัน และอนาคต ในการเพิ่มความสามารถการทำกำไร ควบคุมค่าใช้จ่าย วางแผนภาษีและกำไร และช่วยให้กิจการมีระบบในการควบคุมภายในที่ดี รู้และระวังสัญญาณเตือนภัย

เพื่อเป็นคู่คิดให้กับเจ้าของธุรกิจ ให้ทันต่อข้อมูลข่าวสารทางการเงิน ก้าวทันกับการเปลี่ยนแปลงของข้อบังคับทางบัญชี ภาษี กฏหมาย และอื่นๆที่เป็นประโยชน เช่น เทคโนโลยีที่เกิดขึ้น

ในทุกสถานการณ์ ผู้ทำบัญชีจะอยู่เคียงข้างธุรกิจเสมอ ไม่ว่าตอนที่เริ่มต้นธุรกิจ ระหว่างดำเนินธุรกิจ ขยายธุรกิจ หรือแม้แต่ในสถานการณ์ฉุกเฉินที่จำเป็นต้องฟื้นฟูธุรกิจ ผู้ทำบัญชีจึงเสมือนเป็น ‘เพื่อนคู่คิด’ ของผู้ประกอบการ และต้องพร้อมเสมอในทุกสถานการณ์ที่ถูกเรียกหา ..’ซุปเปอร์ฮีโร่’ ยอดมนุษย์ ช่วยด้วย!!